開業準備でオフィス開設に最適な事務機とオフィス家具の選び方
開業してオフィスを開設する！
といったとき、様々な業務形態はあるものの、オフィスとして機能させるには机やイスはもちろん、
- OA機器などの事務機
- オフィス家具
と、オフィスの規模によって必要の有無は分かれますが、基本は準備しておく必要がありますよね。
ということで今回は、開業準備でオフィスの開設に最適な事務機およびオフィス家具の選び方をご紹介いたします。
目次
１、オフィスの開業準備で最適な「事務機」の選び方
開業してオフィスを開設するときの準備で、業務形態や規模によって必要の有無は分かれますが、一般的に以下の事務機は必需品。
- 電話機（ビジネスフォン）
- コピー機、プリンター（複合機）
- パソコン（デスクトップorノート型）
と、一般的にこの3つの事務機は必需品となり、それぞれの選び方のポイントをご説明いたします。
電話機（ビジネスフォン）
まず、オフィスを開設する上で欠かせないのが電話機。
今ではケータイ・スマホを持つのが当たり前の時代であり、会社の登記申請も携帯電話で問題ないのです。しかし、日本では時代が変わっても基本的なビジネスマナー・礼節を重んじる傾向があります。
仕事の取引において相手に求める基準は「信頼できるかどうか」。そのため、携帯電話を持つのが当たり前の現在でも、固定電話を設置する必要があるのではないでしょうか。
そこで、固定電話を引く場合、個人事業主として自分一人で仕事をするなら家庭用電話機で充分ですが、2～5人程度の小規模オフィスを開設するなら、「ビジネスフォン」の導入がおすすめです。
ビジネスフォンとは、「専用電話機」と「主装置」と呼ばれる制御機器をセットで利用するのが一般的。そのため、導入に際しては専門業者に依頼して機器の設置や配線、設定を依頼する必要があります。
しかし、ビジネスフォンにも新品と中古があり、中古なら1つ前のタイプになるものの、見た目や機能面では新品に遜色なく利用できます。
工事費についても、規模が小さければ配線や技術員の人数も少ないので、それほど大きな金額が必要になることはありません。
現在のビジネスフォンは新品・中古に関係なく、外線通話はもちろん、内線や保留・転送、代表組などの機能が標準で搭載され、SOHOなど小規模オフィスで便利に利用できる留守電機能や外線転送機能などの機能も充実しています。
コピー機、プリンター（複合機）
次に欠かせない事務機が、コピー機およびプリンターですよね。
一人で仕事をするならカラーレーザープリンターで充分。最近の機種はコピーやスキャナ機能も備わっています。しかし、こちらも2～5人程度のオフィスを開設する場合は「複合機」の導入がおすすめです。
複合機とは名前の通り、コピーやプリンター、FAX、スキャナといった機能が複合された事務機。
複合機1台あれば、プリンターやFAX電話機などを別々に準備する必要がなく、導入コストとともに設置スペースの削減にも繋がります。
また、最新の複合機は大型液晶タッチパネルを搭載し、操作性や視認性に優れ、さらに単にコピーやプリンターとして利用するだけでも様々な機能を使い分けることも可能です。
複合機の導入にあたっては、新品はリース契約もできるうえ、基本的に保守契約を結ぶので、トナーなどの消耗品や故障したときのメンテナンスなど無料でサービスが受けられます。
中古複合機に関しては、現金購入のみ対応になるものの、新品と比べると価格は10分の1～20分の1。もちろん、保守契約が結べるのでランニングコストの削減もできます。
パソコン（デスクトップorノート型）
パソコンの現代ビジネスでは欠かせない必須アイテム。
基本はデスクトップとノート型の2つのタイプから選択しますが、こちらは好みによって選ぶようにしましょう。デスクトップはディスプレイが大きく処理速度も速い、ノート型は持ち運びができるといった特徴があるので、オフィスの環境に合わせて選ぶようにしたいですね。
その際、OSはWindowsがおすすめです。
WordやExcel、PowerPointといったソフトが予め搭載され、ビジネスする上で最も広く使われています。
そこで、パソコンの準備と並行して行いたいのが、インターネット環境の整備です。
今やインターネットがなければビジネスが成立しない時代となり、インターネットが使えなければ仕事ができないと言って過言ではありません。
その際、インターネット回線を選びますが、ADSL回線は電話線を使うので工事不要で気軽ですが、ビジネスで利用する場合は「光回線」がおすすめです。
光回線には主に、
- フレッツ光（NTT東日本・NTT西日本）
- 光コラボレーション
といった2のタイプから選択できます。
光コラボレーションとは、フレット光の光ファイバー設備を借りてインターネット接続サービスを提供している事業者を指し、数多くの事業者が存在しています。基本的に全てNTTのフレッツ光の設備を使っているので、通信速度は速く（概ね1Gbps）通信も安定しているので、色々リサーチして自分のアフィスに合った事業者を選んでいきましょう。
2、オフィスの開業準備で最適な「オフィス家具」の選び方
事務機とともに必要になるのが「オフィス家具」。これも、開設するオフィスの規模や環境によって異なりますが、おおむね
- デスク
- ビジネスチェア
- キャビネット（書庫）
- 応接セット
- パーテーション
といったオフィスが必要になるのではないでしょうか。
その選び方といっても、あくまで個人の好み。
選ぶポイントは、オフィスの壁や天井、タイルカーペットなどを考慮して、基本は白ベースのものを選べば違和感なく設置できます。
購入するときは、インターネット通販でも専門のサイトがあり、街中のリサイクルショップでも販売しているところもあります。
購入費用が安いのに越したことはありませんが、見た目にも統一感のある綺麗なイメージなるように選びたいですね。
3、まとめ
今回は、開業準備で必要になる事務機とオフィス家具のご紹介と選び方を説明しました。
事務機およびオフィス家具ともに開設するオフィスの規模によって選ぶものは異なります。
ただし、どちらも実際に導入したあとのイメージや使い勝手を考慮して選ぶのが重要です。
あとは、個人の好みで選んでいけば良いので、見た目にさっぱりした印象にできればベストではないでしょうか。
